Cuánto cobrar por hora de consultoría

Cuando ejercemos la profesión como autónomos o freelance, una de las dudas que nos asalta de forma recurrente es cuánto cobrar. Cuando nos rechazan una oferta, pensamos que quizás hayamos pedido demasiado; por contra cuando nos aceptan un presupuesto a la primera, nos preguntamos si habremos ofertado demasiado barato. No existen fórmulas magistrales, pero siguiendo las siguientes pautas seremos capaces de orientar mejor nuestros precios.

Estima los costes fijos y los costes variables

Lo primero para saber cuánto cobrar por hora es saber cuánto te cuesta trabajar, pero no te equivoques, no es para repercutir a tu cliente el coste más un margen, en muchos casos, esa estrategia es errónea. Si vas a calcular el coste de “levantar la reja cada mañana” es para saber dónde marcar la línea y no perder dinero.

Primero los costes fijos, aquellos gastos que tendrás aunque no factures nada. Estos son la cuota de autónomos o de la mutualidad, los gastos de gestoría, la colegiación, el seguro de responsabilidad civil, las partes fijas de los suministros, las licencias de software, amortización de equipos, etc. Si además tienes trabajadores, tendrás que añadir el coste de los salarios y de las cuotas de la seguridad social de los mismos.

A los gastos fijos deberás añadirles los costes variables, esos gastos en los que incurres cuando facturas, desplazamientos y dietas, partes variables de los suministros de teléfono, agua, electricidad, subcontrataciones, trabajos de delineación y reprografía. Estos costes son difíciles de estimar al principio, solo haz números y ponles un precio al principio. O añade un porcentaje (por ejemplo un 30%) a los costes fijos.

Ponte un sueldo

Bien como porcentaje de la facturación, o bien como importe fijo mensual, deberás ponerte un sueldo, es posible que algún mes puedas cobrar más y otros meses no puedas cobrar nada, pero tu planificación debe mantener separadas escrupulosamente tus finanzas personales de tus finanzas empresariales.

No te olvides de los impuestos

Si facturas y tienes beneficio pagas impuestos; si facturas como persona física pagarás el impuesto sobre la renta, que te supondrá del orden de un 30 – 40% de tus beneficios, que puedes asimilar al sueldo que te has puesto. Si vas a facturar como sociedad, pagarás el impuesto de sociedades por los beneficios de la empresa y la renta por el dinero que lleves de la empresa a tu patrimonio personal.

Haz la suma

Suma, para el periodo de un año, todos los conceptos anteriores:

Costes totales = Costes fijos + Costes variables + Sueldo (lo que necesito para vivir) + Impuestos (renta o sociedades).

Esto es una aproximación, un escenario esperado.

Decide cuánto vas a trabajar

Ahora computa las horas que vas a trabajar a lo largo del año. El año habitual tiene 365 días; si le restas 52 fines de semana, 14 festivos y 22 días de vacaciones te quedan 225 días. Si consideras jornadas de 8 horas diarias, obtienes 1.800 horas/año.

Ocurre que de estas horas deberás dedicar una parte a tareas que no podrás repercutir directamente al cliente, planificación, gestión, formación, etc. Aplica un coeficiente reductor a las horas totales para obtener las horas facturables.

Si decides que van a ser útil el 50% de tu tiempo, tendrás 900 horas facturables. En el caso de que trabajen para ti otros técnicos que puedan vender los servicios que tu prestas, suma las horas facturables de cada uno de ellos, o divide los costes entre el número de personas.

Calcula tu umbral mínimo

La cuenta es sencilla, divide la suma de costes totales entre las horas facturables y tendrás el mínimo a cobrar. Tenlo siempre en mente a la hora de cobrar por horas. También es un buen ejercicio dividirlo entre meses y trimestres, para saber cuánto hay que facturar en esos periodos.

Si cobras esto al cliente, y aciertas con todas las presunciones que has hecho, que son muchas, y no te equivocas al estimar las horas y además todo sale bien, estarás ganando tu sueldo. Nada más.

Sondea a la competencia

Esto es difícil al comienzo, pero debes saber cuánto se paga en tu mercado. No esperas a que el trabajo venga, vete a buscarlo, oferta y si te dan con la puerta en las narices, pregunta por qué y cuánto pedía la competencia. Pide a un familiar que se haga pasar por un cliente y que pida oferta a los referentes de tu sector, o trabaja para un tercero e interésate por cuanto cobra.

Valora qué problema resuelves al cliente

Las cosas valen lo que el cliente está dispuesto a pagar por ellas, por tanto la última estrategia para fijar el precio es saber qué retorno va a tener el cliente si tú haces tu trabajo rápido y bien. Evidentemente el retorno no siempre es económico y hay muchos intangibles que es difícil evaluar, pero tener una idea de cuánto vale para tu cliente que le alivies un dolor concreto.

Conclusiones final

1. No cobres por debajo de tu umbral mínimo. Antes que nada, averigua cuál es.
2. Conoce por dónde se mueven los precios en tu mercado. Si vas a estar fuera de precio de mercado, debe estar justificado porque aportas algo que el grueso de mercado no hace: celeridad, estatus, agilidad en los trámites, etc.
3. Trata de definir qué retorno obtendrá tu cliente de tu trabajo, sondea hasta donde está dispuesto a llegar o qué valor le reportará a el a corto plazo que tú hagas un trabajo exitoso.
4. Aunque calcules cuanto tiempo te va a ocupar un trabajo, y tengas claro cuánto vas a cobrar por hora, no es necesario que traslades esa información al cliente. Puedes indicarle un precio por trabajo, sin necesidad de detallarle las horas.

Fija el precio con arreglo a estos tres criterios. Esto es un proceso iterativo, que tendrás que ir afinando con la experiencia, empieza con el punto 1 y mejora con la práctica.

Tu relación con el cliente ¿eres experto o proveedor?

Las últimas tendencias en marketing nos indican que, como freelancers, no podemos sostener un negocio basado en estrategias de precio bajo, y que debemos posicionarnos en un nicho y tratar de especializarnos.

Aunque nos posicionemos como especialistas en un determinado segmento (tipo de proyectos o sector de actividad), cuando establecemos vínculos sólidos con un cliente, solemos seguir la siguiente curva de valor (crédito para Álex Martínez Vidal, de asilohacemos.com).

Al principio, como especialistas, el cliente nos consulta un problema específico en nuestro ámbito de experiencia. Respondemos preguntas, acudimos a reuniones, y en las primeras etapas de la relación lo hacemos gratis. Una vez establecida la autoridad, nos contratan servicios. Solucionamos un problema concreto y lo hacemos en un precio interesante para las dos partes. Y pueden pasar dos cosas: el cliente no cuenta más con nosotros porque busca precios bajos o nos vuelve a llamar para que sigamos resolviendo problemas, cada vez más amplios.

Cuando un cliente deja de llamarte, interésate y pregúntale porque no lo hace. Si su argumento es el precio, en mi opinión, déjalo correr, no es tu cliente ideal.

Cuando los clientes sí nos llaman, y lo hacen de forma recurrente, aunque parezca mentira, también entramos en una zona de riesgo. La frecuencia y la cercanía darán pié a que el cliente nos pida cada vez cosas más sencillas, que no exijan tanta especialización. Entonces habremos pasado de experto a proveedor.

Puede ser una buena solución, sobre todo cuando empezamos en el mercado, y nos estamos dando a conocer. Pero conlleva riesgos que debes tener en cuenta.

Si eres especialista

• Podrás obtener precios más altos.
• Llevarás a cabo trabajos más variados.
• En su momento, podrás aspirar a trabajos emblemáticos.
• Tendrás más libertad creativa.
• Los clientes serán menos recurrentes, lo que te obligará a hacer un mayor esfuerzo en la captación.
• Trabajaras con mayor flexibilidad, y por tanto más incertidumbre.
• Si estableces vínculos de larga duración con clientes, llegará el momento en que debas delegar trabajos sencillos. Esto supone dos problemas, si actúas como intermediario, estarás asumiendo la responsabilidad sobre trabajo de terceros, y si recomiendas a alguien, estarás transfiriéndole parte de tu autoridad y dando entrada a la competencia.

Si eres proveedor

• Tendrás clientes recurrentes, y por tanto tu esfuerzo comercial podrá ser menor (en determinados momentos).
• Te permitirá automatizar procesos repetitivos y obtener economías de escala.
• Podrás tener grandes sinergias con gente de tu sector.
• Serás técnico orquesta, debiendo tocar muchas disciplinas.
• La recurrencia dará a los clientes más poder de negociación. Corres el riesgo de tener que trabajar por volumen, con precios bajos.
• En el caso de que tu cartera de clientes sea muy corta, tendrás excesiva dependencia de cada uno de ellos.

¿Qué modelo es mejor?: Experto o proveedor

Dependerá de tu perfil, de tu modelo de negocio y del momento en que te encuentres. Si eres autónomo, puedes compatibilizar o alternar modelos. Cuando se empieza en el sector es complicado escoger y es normal aprovechar las entradas que se produzcan como proveedor, para formarte, adquirir habilidades comerciales y posicionarte poco a poco como experto. Pasada esa etapa, opino que lo más aconsejable es que te especialices en un ámbito que te guste y se te de bien. Esto te llevará a poder realizar más tareas que sean de tu agrado, y a tratar con gente más afín.

Si quieres seguir profundizando sobre la necesidad de especializarse, te recomiendo el libro de Raimon Sansó titulado La era de los expertos.

Los cinco pilares económicos del proyectista freelance

Si has decidido ejercer como ingeniero o arquitecto autónomo, una de las claves principales para que tu emprendimiento sea exitoso es la gestión del dinero. Tanto en el plano profesional como en el personal, que como veremos más adelante, deben estar separados. Gestionar el dinero de una forma correcta exigirá de ti sobre todo disciplina, y que tengas claras cinco ideas sencillas:

1. Gasta menos de lo que ingresas
2. Planifica
3. Separa tus finanzas personales de tus finanzas profesionales
4. Haz buen uso del crédito
5. Invierte con criterio

Si quieres ver a qué me refiero en cada uno de estos puntos, sigue leyendo.

Gasta menos de lo que ingresas

Parece obvio, debes gastar menos dinero del que ingresas, contabilizado en periodos de tiempo cortos, como meses o trimestres. Para lograrlo lo primero que debes saber es cuánto gastas. Abre una hoja de cálculo y detalla en ella tus gastos fijos o recurrentes. Al final de la entrada tienes un ejemplo que puede servirte de base de partida.

No olvides las cuotas anuales como las de los seguros. Los gastos fijos serán aquellos que tendrán lugar aunque no trabajes, y abarcan alquileres, suscripciones, renovación de licencias, cotizaciones a la seguridad social o a la mutualidad, igualas al gestor o asistente virtual, colegiación, seguros y parte fija de los suministros como agua, electricidad o teléfono.

A los gastos fijos deberás sumar los gatos variables, que son aquellos que solo se producen cuando tienes actividad. En esta fase solo podremos estimarlos, y lo más usual es que lo hagas como porcentaje de los ingresos previstos. Serán gastos variables los derivados de los desplazamientos, la papelería y copistería, los derechos de visado y las partes de consumo de los suministros. Antes de que te pongas a estimar gastos variables, lee el siguiente apartado.

Planifica

Pero atención, hazlo de manera sencilla y dinámica. En una primera fase evita las aplicaciones con curvas de aprendizaje complicadas que te harán perder más tiempo en la forma que en el fondo; con la hoja de cálculo de flujos de caja y cuatro normas básicas es suficiente. Tiempo tendrás de complicar la gestión cuando el negocio escale.

Completa la hoja de cálculo que iniciamos en el apartado anterior con los flujos de caja proyectados a 6 meses o 1 año. Para que sea más realista, asigna un porcentaje de tus ingresos a los gastos variables. Empieza con el porcentaje que estimes oportuno, y vete refinando el modelo.

Separa tus finanzas personales de las profesionales

Para tener claro nuestro panorama financiero debemos separar nuestras finanzas personales de las profesionales. Yo estoy implantando el enfoque propuesto por Mike Michalowicz en su libro La ganancia es lo primero, en el que propone crear cuatro cuentas diferentes:

1. Beneficios (15%): Cuenta destinada al ahorro / inversión.
2. Salario (25%): Cuenta destinada a tus finanzas personales.
3. Impuestos (15%)
4. Gastos operativos del negocio (45%)

Los porcentajes indicados entre paréntesis son los propuestos en el libro. Puedes ajustarlos a tu antojo, y lo más probable es que debas aumentar la dotación para impuestos (3) y que puedas reducir la dotación para gastos de operación (4).

Con esta sistema, repartes el dinero cuando llega y eliminas la ilusión monetaria que te produce ver montantes importantes en la misma cuenta. El el libro propone que repartas el dinero dos veces al mes, en el orden indicado (que es lo que me parece más difícil y aún no he logrado). Te recomiendo que hagas una implementación a tu medida, adaptándola a tus circunstancias personales.

Uno de los aspectos que más me gustó de la metodología de Michalowicz es que te obliga a apartar dinero destinado al pago de impuestos.

En España, en el caso más general, los autónomos liquidan impuestos cada trimestre y una vez al año. Debes reservar el IVA cobrado, un importe destinado al IRPF, que puedes estimar con ayuda de tu gestor, y las retenciones que tu hayas practicado a otros autónomos que trabajen para ti. Si no tienes experiencia, la retención que te practican para el IRPF en cada factura es del 15% y soportas un tipo de IVA del 21%, deberás separar un porcentaje del orden del 35-40% del importe total de la factura y guardarlo para el pago de impuestos.

Ejemplo: Supón que dadas tus circunstancias personales decides los siguientes porcentajes;

1. Beneficio (15%)
2. Salario (25%)
3. Impuestos (35%)
4. Gastos operativos (25%)

Y se produce el cobro de una factura de 1.000 €, por transferencia a la cuenta donde llevas la operativa del negocio, deberás repartir los importes de la siguiente manera:

1. Beneficio (15%) → 150 € a la cuenta destinada a ahorro / inversión / beneficio
2. Salario (25%) → 250 € a la cuenta para gastos personales
3. Impuestos (35%) → 350 € a la cuenta destinada a pago de impuestos
4. Gastos operativos (25%) → 250 € que dejamos en la cuenta donde hemos cobrado, y donde tenemos domiciliados los gastos operativos de la empresa.

Haz buen uso del crédito

Se resume fácil, usa el crédito solo para financiar medios productivos que van a tener repercusión directa en tu actividad clave, y por tanto se prevé que generen retorno económico. No compres cosas que no necesites solo porque puedes pagarlas a plazos. No financies gastos corriente a crédito, si puedes evitarlo, y no lo hagas por sistema.

Si no puedes evitar endeudarte, reduce al máximo los gastos y trata de minimizar el importe financiado, y negocio condiciones que te permitan amortizaciones anticipadas sin coste. Aun en épocas en las que el dinero este barato, las pólizas y créditos al consumo siguen teniendo unos precios prohibitivos, que con el efecto bola de nieve, pueden arrastrarnos a una situación muy complicada.

Aléjate de los coches caros, y de los teléfonos relucientes y plateados, salvo que tu meditada y planificada estrategia de marketing exija que muestres un determinado estatus (y casi nunca lo hace).

Si en este momento tienes créditos, te aconsejo mucho la lectura del libro Transformación total de su dinero, de Dave Ramsey que contiene un método de siete pasos, y grandes dosis de sentido común. Aunque te recomiendo que leas el libro o busques algún resumen por Internet, te dejo a continuación el enunciado de cada uno de los pasos (adaptado al euro):

1. Inicia un fondo de emergencia: Ahorra 1.000 € lo más rápido que puedas.
2. Plan «Bola de nieve»: Paga todos tus créditos, excepto la hipoteca, de menor a mayor y lo antes posible.
3. Completa el fondo de emergencia, ahorrando lo equivalente a de 3 a 6 meses de gastos.
4. Invierte el 15% de los ingresos con vistas a la jubilación.
5. Ahorra para la universidad de tus hijos.
6. Paga la hipoteca de tu casa o ahorra para comprar una vivienda sin financiar.
7. Invierte para crear riqueza.

No hay recetas mágicas, pero las ideas de este libro junto con las presentadas en el apartado anterior, pueden ayudarte a mejorar tu enfoque.

Invierte con criterio

Esto es lo que me parece más complicado, tanto por la variedad de posibilidades, como por la dificultad de las mismas. Estoy convencido que en los primeros años es necesario trabajar enfocado, dedicando la mayor parte de tu esfuerzo a que tu actividad principal funcione. Cuando las cosas marchen, creo necesario diversificar. Para un técnico, una buena opción es compatibilizar el ejercicio libre con la formación. Cuando domines tu sector, y estes muy especializado, trata de enfocarte a un sector nuevo, aplicando lo que ya sabes hacer a un nuevo segmento, y mantén los dos nichos. En esta fase se requerirá que sepas delegar y que hayas tejido una buena red de contactos, pero eso ya es harina de otro costal.

Hoja de cálculo para estimar flujos de caja

Te dejo el enlace a una hoja de cálculo para estimar los flujos de caja. Esta hoja incorpora la metodología de separar el dinero en cuatro cuentas, propuesta por Mike Michalowicz en su libro La ganancia es lo primero.

Ten en cuenta que esta hoja se entrega a título informativo y que no permite cumplir ninguna obligación relativa a contabilidad derivada de la legislación tributaría de tu país. Es siempre aconsejable que siempre que inicies una actividad profesional, hayas acudido a un asesor que te informe de tus obligaciones legales.