Los cinco pilares económicos del proyectista freelance

Si has decidido ejercer como ingeniero o arquitecto autónomo, una de las claves principales para que tu emprendimiento sea exitoso es la gestión del dinero. Tanto en el plano profesional como en el personal, que como veremos más adelante, deben estar separados. Gestionar el dinero de una forma correcta exigirá de ti sobre todo disciplina, y que tengas claras cinco ideas sencillas:

1. Gasta menos de lo que ingresas
2. Planifica
3. Separa tus finanzas personales de tus finanzas profesionales
4. Haz buen uso del crédito
5. Invierte con criterio

Si quieres ver a qué me refiero en cada uno de estos puntos, sigue leyendo.

Gasta menos de lo que ingresas

Parece obvio, debes gastar menos dinero del que ingresas, contabilizado en periodos de tiempo cortos, como meses o trimestres. Para lograrlo lo primero que debes saber es cuánto gastas. Abre una hoja de cálculo y detalla en ella tus gastos fijos o recurrentes. Al final de la entrada tienes un ejemplo que puede servirte de base de partida.

No olvides las cuotas anuales como las de los seguros. Los gastos fijos serán aquellos que tendrán lugar aunque no trabajes, y abarcan alquileres, suscripciones, renovación de licencias, cotizaciones a la seguridad social o a la mutualidad, igualas al gestor o asistente virtual, colegiación, seguros y parte fija de los suministros como agua, electricidad o teléfono.

A los gastos fijos deberás sumar los gatos variables, que son aquellos que solo se producen cuando tienes actividad. En esta fase solo podremos estimarlos, y lo más usual es que lo hagas como porcentaje de los ingresos previstos. Serán gastos variables los derivados de los desplazamientos, la papelería y copistería, los derechos de visado y las partes de consumo de los suministros. Antes de que te pongas a estimar gastos variables, lee el siguiente apartado.

Planifica

Pero atención, hazlo de manera sencilla y dinámica. En una primera fase evita las aplicaciones con curvas de aprendizaje complicadas que te harán perder más tiempo en la forma que en el fondo; con la hoja de cálculo de flujos de caja y cuatro normas básicas es suficiente. Tiempo tendrás de complicar la gestión cuando el negocio escale.

Completa la hoja de cálculo que iniciamos en el apartado anterior con los flujos de caja proyectados a 6 meses o 1 año. Para que sea más realista, asigna un porcentaje de tus ingresos a los gastos variables. Empieza con el porcentaje que estimes oportuno, y vete refinando el modelo.

Separa tus finanzas personales de las profesionales

Para tener claro nuestro panorama financiero debemos separar nuestras finanzas personales de las profesionales. Yo estoy implantando el enfoque propuesto por Mike Michalowicz en su libro La ganancia es lo primero, en el que propone crear cuatro cuentas diferentes:

1. Beneficios (15%): Cuenta destinada al ahorro / inversión.
2. Salario (25%): Cuenta destinada a tus finanzas personales.
3. Impuestos (15%)
4. Gastos operativos del negocio (45%)

Los porcentajes indicados entre paréntesis son los propuestos en el libro. Puedes ajustarlos a tu antojo, y lo más probable es que debas aumentar la dotación para impuestos (3) y que puedas reducir la dotación para gastos de operación (4).

Con esta sistema, repartes el dinero cuando llega y eliminas la ilusión monetaria que te produce ver montantes importantes en la misma cuenta. El el libro propone que repartas el dinero dos veces al mes, en el orden indicado (que es lo que me parece más difícil y aún no he logrado). Te recomiendo que hagas una implementación a tu medida, adaptándola a tus circunstancias personales.

Uno de los aspectos que más me gustó de la metodología de Michalowicz es que te obliga a apartar dinero destinado al pago de impuestos.

En España, en el caso más general, los autónomos liquidan impuestos cada trimestre y una vez al año. Debes reservar el IVA cobrado, un importe destinado al IRPF, que puedes estimar con ayuda de tu gestor, y las retenciones que tu hayas practicado a otros autónomos que trabajen para ti. Si no tienes experiencia, la retención que te practican para el IRPF en cada factura es del 15% y soportas un tipo de IVA del 21%, deberás separar un porcentaje del orden del 35-40% del importe total de la factura y guardarlo para el pago de impuestos.

Ejemplo: Supón que dadas tus circunstancias personales decides los siguientes porcentajes;

1. Beneficio (15%)
2. Salario (25%)
3. Impuestos (35%)
4. Gastos operativos (25%)

Y se produce el cobro de una factura de 1.000 €, por transferencia a la cuenta donde llevas la operativa del negocio, deberás repartir los importes de la siguiente manera:

1. Beneficio (15%) → 150 € a la cuenta destinada a ahorro / inversión / beneficio
2. Salario (25%) → 250 € a la cuenta para gastos personales
3. Impuestos (35%) → 350 € a la cuenta destinada a pago de impuestos
4. Gastos operativos (25%) → 250 € que dejamos en la cuenta donde hemos cobrado, y donde tenemos domiciliados los gastos operativos de la empresa.

Haz buen uso del crédito

Se resume fácil, usa el crédito solo para financiar medios productivos que van a tener repercusión directa en tu actividad clave, y por tanto se prevé que generen retorno económico. No compres cosas que no necesites solo porque puedes pagarlas a plazos. No financies gastos corriente a crédito, si puedes evitarlo, y no lo hagas por sistema.

Si no puedes evitar endeudarte, reduce al máximo los gastos y trata de minimizar el importe financiado, y negocio condiciones que te permitan amortizaciones anticipadas sin coste. Aun en épocas en las que el dinero este barato, las pólizas y créditos al consumo siguen teniendo unos precios prohibitivos, que con el efecto bola de nieve, pueden arrastrarnos a una situación muy complicada.

Aléjate de los coches caros, y de los teléfonos relucientes y plateados, salvo que tu meditada y planificada estrategia de marketing exija que muestres un determinado estatus (y casi nunca lo hace).

Si en este momento tienes créditos, te aconsejo mucho la lectura del libro Transformación total de su dinero, de Dave Ramsey que contiene un método de siete pasos, y grandes dosis de sentido común. Aunque te recomiendo que leas el libro o busques algún resumen por Internet, te dejo a continuación el enunciado de cada uno de los pasos (adaptado al euro):

1. Inicia un fondo de emergencia: Ahorra 1.000 € lo más rápido que puedas.
2. Plan «Bola de nieve»: Paga todos tus créditos, excepto la hipoteca, de menor a mayor y lo antes posible.
3. Completa el fondo de emergencia, ahorrando lo equivalente a de 3 a 6 meses de gastos.
4. Invierte el 15% de los ingresos con vistas a la jubilación.
5. Ahorra para la universidad de tus hijos.
6. Paga la hipoteca de tu casa o ahorra para comprar una vivienda sin financiar.
7. Invierte para crear riqueza.

No hay recetas mágicas, pero las ideas de este libro junto con las presentadas en el apartado anterior, pueden ayudarte a mejorar tu enfoque.

Invierte con criterio

Esto es lo que me parece más complicado, tanto por la variedad de posibilidades, como por la dificultad de las mismas. Estoy convencido que en los primeros años es necesario trabajar enfocado, dedicando la mayor parte de tu esfuerzo a que tu actividad principal funcione. Cuando las cosas marchen, creo necesario diversificar. Para un técnico, una buena opción es compatibilizar el ejercicio libre con la formación. Cuando domines tu sector, y estes muy especializado, trata de enfocarte a un sector nuevo, aplicando lo que ya sabes hacer a un nuevo segmento, y mantén los dos nichos. En esta fase se requerirá que sepas delegar y que hayas tejido una buena red de contactos, pero eso ya es harina de otro costal.

Hoja de cálculo para estimar flujos de caja

Te dejo el enlace a una hoja de cálculo para estimar los flujos de caja. Esta hoja incorpora la metodología de separar el dinero en cuatro cuentas, propuesta por Mike Michalowicz en su libro La ganancia es lo primero.

Ten en cuenta que esta hoja se entrega a título informativo y que no permite cumplir ninguna obligación relativa a contabilidad derivada de la legislación tributaría de tu país. Es siempre aconsejable que siempre que inicies una actividad profesional, hayas acudido a un asesor que te informe de tus obligaciones legales.