13 pautas para evitar que la administración rechace nuestros proyectos

Si firmas proyectos, te habrás enfrentado a los temidos requerimientos. Expedientes paralizados porque los técnicos de la administración solicitan aclaraciones, entienden que la documentación que les presentamos no está completa, o que las obras no se ajustan a la normativa. Esto supone, retrasos en la tramitación, molestias al cliente y en definitiva, mala imagen para nosotros.

Aunque es imposible garantizar un proyecto sin requerimientos adicionales por parte de la administración, atendiendo a las siguientes pautas sencillas, puedes evitar más de un quebradero de cabeza.

Conoce en profundidad la normativa aplicable

Sin caer en la parálisis por análisis, debemos empaparnos de todas las normas aplicables, incluidas las de ámbito municipal. En proyectos de instalaciones, lo primordial son los reglamentos de seguridad industrial y el Código Técnico de la Edificación, incluida seguridad en caso de incendio y protección contra el ruido. En proyectos de actividad, además tendrán mucha importancia las ordenanzas municipales derivadas del planeamiento urbanístico.

En la siguiente entrada puedes encontra más información sobre Cómo saber qué normativa es aplicable a cada proyecto.

Haz una visita a los servicios técnicos de la administración

Si el proyecto tiene soluciones singulares, o aspectos normativos controvertidos o de interpretación dudosa, puede resultar aconsejable pasarse por los servicios técnicos de la administración para comentar el enfoque del trabajo.

Concierta una cita previa si es posible, vete con ánimo dialogante y trata de ponerte en el difícil lugar del técnico de la administración, que debe lidiar con el público, y escuchar muchos casos particulares.

Habla con almacenes y proveedores de equipos

Si proyectamos instalaciones, resulta fundamental mantener buenas relaciones con delegados, representantes y técnicos de prescripción de almacenes, distribuidores y fabricantes. Cuando nos contraten proyectos, pueden ayudaros con la definición de equipos y trasladarnos sus experiencias en los usos y costumbres de la administración en la tramitación de los proyectos.

Cuenta con técnicos locales

Si vas a cambiar de comunidad autónoma o de estado, resulta fundamental contar con colaboradores locales, que pueden ser freelance, que conozcan los usos y costumbres de la administración local.

Incluso si los reglamentos son iguales, la aplicación de los mismos puede diferir. Recuerda que en España los reglamentos de seguridad industrial son de ámbito estatal, pero la tramitación de las inscripciones o autorizaciones de las administraciones es gestionada por cada comunidad autónoma.

Conoce con detalle el procedimiento administrativo aplicable

Antes de iniciar la redacción de la documentación, comprueba qué documentos son necesarios y consulta con los administrativos del órgano responsable de la tramitación las dudas y peculiaridades del procedimiento. ¡Y no te olvides de incluir las tasas en el presupuesto (o de hacer mención explícita de que están excluidas)!

Incluye una hoja resumen de los aspectos más relevantes del proyecto

Hace muchos años, mi predecesor en el cargo de delegado del colegio de industriales en Santiago de Compostela me convenció de la bondad de esta práctica, que llevo a cabo desde entonces. Incluye una hoja resumen con los aspectos más relevantes del proyecto antes que nada. El esquema sugerido por la norma UNE 157001 para la Hoja de Identificación, puede servirte de base. Puedes encontrar más información en la entrada titulada Contenido mínimo de cada documento básico de un proyecto.

Incluye tus datos de contacto bien visibles en el proyecto

Hay dudas del personal de la administración que pueden ser resueltas con una llamada o un correo electrónico. Si incluyes estos datos bien visibles y fáciles de localizar, estarás allanando el camino a los responsables de tramitar tu proyecto, y a lo mejor, evitándoles la tentación de requerirte.

Adjunta un plano de situación y otro de emplazamiento

No dejes dudas de donde se encuentra el local o la instalación objeto de la reforma. Si tienes acceso a cartografía oficial, úsala. Incluye un plano de situación del edificio, y de emplazamiento del local o instalación dentro del edificio. Si la cartografía oficial es difícil de interpretar o no se corresponde con el estado actual, acompaña capturas de Google Maps o fotografías aéreas.

Detalla los antecedentes

Si proyectas una obra de reforma, incluye un plano del estado actual, y describe dicho estado, en el apartado antecedentes del proyecto. Detalla además cualquier expediente previo, e incluye referencias con los datos de la documentación  técnica existente.

Acompaña detalles, esquemas de principio y delinea en escalas adecuadas

Emplea escalas adecuadas, que permitan interpretar correctamente todos los aspectos de la cosa proyectada. Para instalaciones usa escala 1/50, o como mínimo 1/100. Las plantas de los edificios, si son grandes, pueden ir en escalas algo menores. Acompaña detalles constructivos que aclaren las soluciones (sólo si son pertinentes) e incluye siempre esquemas de principio de las instalaciones, que las describan funcionalmente.

Adjunta certificados y homologaciones

Prepara anexos con los certificados de marcado CE u homologaciones equivalentes que, de acuerdo con la normativa aplicable, sean pertinentes para los equipos y materiales. He visto cantidad de proyectos de calefacción parados por una cosa tan nimia como no adjuntar el certificado de marcado CE de las chimeneas.

Prepara de manera adecuada los ficheros informáticos

Las administraciones ya reciben los proyectos telemáticamente o en soportes informáticos. Antes de enviar los ficheros o trasladarlos al soporte, optimízalos para que ocupen el menor espacio posible, limpiando los archivos CAD y reduciendo el tamaño de los objetos incrustados en los PDF. Después comprueba que todo sigue siendo legible, y dale a los archivos nombres claros y coherentes con el esquema de la documentación.

Haz una lista de comprobación con todo lo que debe incluir el proyecto

Documenta y sistematiza el contenido del proyecto. Eso te facilitará la automatización de las tareas repetitivas y reducirá el riesgo de que cometas un descuido. Cada proyecto que completes debe permitirte que el siguiente sea mejor.

Advierte al cliente de que recibir requerimientos es algo normal

Aunque sigamos estas pautas, podemos tener problemas. No está de más que advirtamos al cliente que es posible que reciba algún requerimiento. Explícale que, de recibirlo, el requerimiento estará redactado en un lenguaje legal que da mucho miedo. Pídele que, llegado el caso, anote la fecha en que lo recibe y que nos lo comunique de inmediato.

Conclusiones

En una época de tanta competencia, trabajar con un ojo puesto en la productividad y otro en las situaciones que generan incomodidad a nuestros clientes, son claves para enfocarnos  en darles valor. Tramitar los expedientes de modo ágil y sin pérdidas de tiempo inútiles debe ser para nosotros una prioridad.