Como contesto requerimientos

Enviado a los suscriptores del newsletter público el 13/06/2020.

Hola,

La semana laboral que termino ayer fue extraña; fue una semana de contestar requerimientos de distintas administraciones, una labor fundamental cuando nos dedicamos a esto.

Uno de ellos relativo a un proyecto de climatización, otro sobre un centro de transformación, y otro esperado, sobre la licencia de actividad de un establecimiento comercial. Con el tiempo he aprendido que salvo contadas excepciones, lo mejor es tomarlo con calma y contestar con humildad.

Mis principios básicos para contestar requerimientos son:

• Mantener un tono neutro, humilde y calmado. Aunque lo requerido no tenga ni pies ni cabeza, aunque nos requieran por algo que ya estuviese resuelto en proyecto.
• Citar de forma clara los datos que permitan identificar el expediente y la notificación.
• Adjuntar copia de la notificación.
• Redactar un apartado antecedentes donde se indique la documentación presentada hasta la fecha, y se cite la razón por la que se nos requiere.
• Si el requerimiento tienen varios puntos, dedicar un apartado específico a resolver cada uno de ellos.
• Si adjuntamos varios documentos, redactar un escrito exponiendo lo que presentamos y solicitado de forma explicita la incorporación de los documentos al expediente y la reanudación de los trámites.
• Si nos piden cosas que ya están resueltas, preguntarnos porque lo hacen. ¿No lo han encontrado en el proyecto?¿No están de acuerdo con la solución que hemos dado? Si estamos seguros de la solución, repetirla en la respuesta al requerimiento, y en todo educado señalar donde se puede encontrar en el proyecto.

Seguro que tienes ideas que aportar a estos principios. No dudes en hacérmelas llegar a través respondiendo a este correo.

Otra manera de seguir las novedades

Ayer anuncié a todas las personas suscritas en mi lista pública de correo mi intención de enviar un email diario, y de utilizarlo como canal de venta. Obtuve muchas respuestas, la mayor parte de ellas muy positivas.

Un suscriptor me apuntó la posibilidad de que una que enviar una comunicación diaria podría resultar demasiado invasivo y que preferiría una modalidad en la que él decidiese cuando consumir el contenido. Me parece que su postura es respetable, así que para aquellas personas que decidan darse de baja, pero que quieren seguir recibiendo la información que comparto, publicaré en la categoría Newsletter del blog una transcripción de los mensajes enviados desde ayer.

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¡Abrazos virtuales!