Cómo valorar contratos de mantenimiento en instalaciones

A raíz de la publicación de la entrada titulada Modelos de contrato de mantenimiento de instalaciones térmicas, algunos usuarios me habéis mandado preguntas relativas a cómo valorar estos contratos. Sin ánimo de profundizar en la cuestión de cómo poner precios, que entiendo nos preocupa a todos, y de la que hablaré otro día, aporto mi punto de vista de forma muy resumida.

Mantenimiento preventivo

De manera simple, el mantenimiento preventivo comprende el conjunto de operaciones que se realizan para mantener la instalación en funcionamiento de modo seguro, eficiente y legal. Se suele estructurar en forma de visitas periódicas y planificadas. Si en el transcurso del mantenimiento se encuentran averías simples, se resuelven. Si estas averías requieren cantidades significativas de mano de obra, o materiales o piezas de repuesto, estas se facturan a parte, en base a una tarifa o presupuesto.

Cuando quieras valorar un mantenimiento preventivo, puedes usar el siguiente esquema sencillo:

1. Haz un listado de todos los equipos a mantener. Consigue los manuales de instrucciones.
2. En la normativa de aplicación, busca las operaciones mínimas de mantenimiento que sean aplicables. Comprueba en los manuales de los equipos si hay operaciones recomendadas por el fabricante que no aparezcan en los reglamentos. Con estas operaciones y aquellas que tú consideres oportunas de acuerdo con tu experiencia, elabora el plan de mantenimiento. Si vas a hacer diagnósticos preventivos, pruebas o ensayos, inclúyelas también.
3. En base a las operaciones a realizar conforme al plan, determina el número de horas de mano de obra a aplicar. Añade al coste de la mano de obra, el desplazamiento, el material fungible, y todos aquellos costes directos imputables al contrato, incluidos los de levantamiento de planos, cumplimentación de registros, emisión de informes y oficina técnica.
4. Con esto tendrás definido de manera breve el alcance del mantenimiento preventivo. Fija un precio para este mantenimiento, teniendo en cuenta tus costes directos, indirectos y el margen de beneficio que te interese para la obra. Debes tratar de transmitir al cliente que el servicio que prestas prolongará la vida útil de los equipos, y evitará paradas, y que por lo tanto el mantenimiento es una inversión.
5. En el contrato recoge el listado de equipos y el programa de mantenimiento como anexos, y determina de modo claro el alcance y las exclusiones. Cita de manera explícita que recambios o piezas de respeto corren por cuenta de la empresa mantenedora. El mantenimiento preventivo se suele facturar de modo periódico (mensual, trimestral, …) mediante remesas recurrentes.
6. No olvides incluir en el contrato una póliza de renovación tácita. En la entrada Modelos de contrato de mantenimiento de instalaciones térmicas, tienes dos modelos de contrato de ejemplo.

Mantenimiento correctivo

Muchas empresas, sobre todo en contratos públicos, ofertan muy barato el mantenimiento preventivo porque esto la facilita estar en la instalación, lo que les da más opciones de ganar licitaciones de reparaciones o reformas. No me parece buena práctica, y mucho menos para una empresa que empieza.

Por regla general, el mantenimiento correctivo, que consiste en la reparación de averías sobrevenidas e inesperadas, no se incluye en el precio del mantenimiento preventivo. Lo habitual es que indiques en el contrato el tiempo que tardarás en atender la avería, en horario normal y especial, y el coste de la mano de obra. En las instalaciones pequeñas se suele excluir el precio de la piezas, aunque hay clientes que obligan a presentar listados de repuestos valorados.

En el contrato tú te comprometes a atender al cliente en determinado tiempo, con un determinado precio de mano de obra, y presentándole presupuesto de las piezas a remplazar. Algunos contratos incluyen bolsas de horas de mantenimiento correctivo en el precio de la mensualidad, debiendo pactar las partes que se debe hacer con las horas no ejecutadas.

Recuerda que en la entrada titulada Modelos de contrato de mantenimiento de instalaciones térmicas, tienes dos plantillas, que en cualquier caso debes revisar y someter a la consideración de tu asesor legal.

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